Qu’est-ce qu’une assistante polyvalente

Que ce soit sur le plan pro ou perso, beaucoup considèrent l’administratif comme rapide (si ça n’est pas eux qui le font), insignifiant, ou encore n’y comprennent rien.

Pourtant le métier d’assistante de s’improvise pas ! Enfin c’est bien connu, c’est facile d’être une assistante, tout le monde peut le faire !! NOOONNN !! Pour être une assistante compétente, cela requière certaines qualités pour accomplir ces tâches, souvent dans l’ombre et l’urgence.

Alors j’ai décidé de me présenter différemment face aux personnes que je rencontre : je fais gagner du temps et de l’argent aux chefs d’entreprises, aux associations et parfois aussi aux particuliers : j’organise la vie administrative et commerciale et je prépare les documents nécessaires à l’activité de l’entreprise. J’interviens dans leur environnement ou depuis mon domicile selon la prestation demandé et selon l’accessibilité des documents.

Une bonne gestion administrative est l’un des points essentiels
à la bonne santé d’une entreprise !

Comment peut-on traiter une demande urgente si on ne trouve pas l’information rapidement ? Comment une entreprise peut survivre si les impayés ne sont pas suivis ? Si les dossiers ne sont pas envoyés dans les temps pour respecter le délai légal vis-à-vis des clients ? Si on ne traite pas les appels d’offres dans le délai prévu ? Comment ne pas mettre en rage notre expert-comptable si on ne prépare pas les documents comptables en amont ?

Je pourrais vous donner une multitude d’exemple mais ça ne vous apportera rien de plus que ce que vous constatez malgré vous au quotidien.

Sans un savoir-faire, une réactivité, une organisation et un classement opérationnel, c’est une perte de temps assurée, et le temps c’est de l’argent ! C’est à ce moment-là qu’on se rend compte qu’une assistante compétente freelance est essentielle au bon développement de l’entreprise. Oui car faire appelle à une indépendante permet de maîtriser ses charges et maîtriser son budget tout en ayant une personne qualifiée et expérimentée.

Alors revenons sur les qualités, les méthodes et l’expérience d’une assistante indépendante.

Pour faire ce métier, il faut avoir travaillé dans diverses formes d’entreprises, des petites, des grosses…Oui car en tant que freelance on vise principalement les TPE ou les indépendants qui ont besoin de se consacrer à leur cœur de métier pour se développer. Les grosses entreprises ont déjà plusieurs assistantes sur différents services.

Dans certains cas, nous arrivons dans une structure où il a tout à faire. Tout est laissé à l’abandon dans un coin, des piles de papiers, des archives ou fournitures, bref un « bordel » pas si organisé qui démotive rapidement quand ça n’est pas notre métier. Il nous faut alors convaincre et démontrer par A+B qu’un tableau de bord est essentiel pour un bon suivi, que les factures ou devis ne se font pas sur excel, que je ne suis pas la dirigeante ou gestionnaire de leur entreprise mais que je suis là pour apporter des choses pour leur confort, leur efficacité, leur crédibilité et le bon développement de leur activité.

Parfois la gestion est déjà en place quand j’arrive, donc je m’adapte et suggère parfois un regard nouveau pour apporter encore plus de productivité.

Mon but étant qu’ils gardent la main sur leur entreprise, je ne les remplace pas, je les accompagne ! (C’est mon côté cocooning qui ressort 😊 )

En résumé pour être une bonne assistante freelance, il faut être organisée, avoir une bonne écoute active, être patiente, être réactive, volontaire, multitâche, diplomate, avoir un bon relationnel, pédagogue, aimer le changement, une rigueur à toute épreuves et avoir des connaissances dans différents domaines.

Telle une super héroïne, une assistante va prendre en charge les missions demandées avec plaisir et le sourire. Après un état des lieux, de vos besoins pour vous proposer une organisation et une gestion dans laquelle vous pouvez vous retrouver facilement (une prestation personnalisée)

Une assistante indépendante pourra s’adapter en fonction du volume et de vos besoins, contrairement a une assistante salariée qui a besoin d’un temps minimum de travail.

Il ne faut pas se lancer sur un coup de tête, car le client a besoin d’une personne de confiance, sur qui il peut compter.

Quand on me demande quel est mon métier, je réponds le plus souvent « je suis assistante polyvalente en freelance ». Généralement on ressent une sorte de dénigrement dans la réponse de mes interlocuteurs qui se résume à « Ah les papiers ! ». A croire que notre boulot se résume à la paperasse et qu’on ne fait pas grand-chose. En réalité ça n’est qu’une partie de nos tâches variées ; et même si cette partie gonfle la plupart des gens, nous on aime ça !