Organiser son entreprise: 5 Astuces simples et efficaces.

Qui n’a pas un jour rêvé de travailler dans une entreprise où tout est fonctionnel, bien rodé, signe d’efficacité et de productivité ?

Ce rêve peut devenir réalité rapidement ! Oui, la base de tout est l’ORGANISATION. Je vous propose quelques outils et astuces pour une organisation fonctionnelle simple, mais surtout très performant !

J’ai répertorié pour vous quelques méthodes facilement applicables, qui ont prouvé à nombreuses reprises leur efficience et qui me semble avoir la capacité d’être adaptée dans la majorité des structures.

 Vous devez définir vos objectifs :

Il s’agit ici d’être réaliste et optimiste. Une fois listé, je vous invite à les afficher sur votre lieu de travail (dans votre champ de vision si c’est dans un bureau, sur votre téléphone pour un commercial…). Il faut absolument que cette liste croise votre regard plusieurs fois dans la journée, afin de garder le cap mais aussi que votre cerveau l’intègre totalement.

J’ai sélectionné 2 applications gratuites pour vous permettre de savoir à l’instant T où vous en êtes et ajuster votre travail si nécessaire :

TRELLO : il est plus concentré sur la gestion de tâches. Il permet en effet la création de blocs et de tâches, l’assignation à une personne, le suivi de l’avancement des différentes to-do, le rappel de la date de fin d’une tâche etc.

Il est idéal pour les freelances qui travaillent avec des partenaires ou pour offrir un suivi de l’avancement de vos travaux à vos clients.

WRIKE :c’est un outil de gestion de projets basé sur le cloud. De nombreuses fonctionnalités seront à votre disposition pour créer, planifier, collaborer et analyser vos projets. Wrike s’intègre également à d’autres outils tels que GitHub et Adobe.

Une version gratuite pour 5 utilisateurs maximum, abonnement à partir de 9,80€ / mois / utilisateur.

 Une bonne humeur à toute épreuve :

On le dit souvent, le sourire se transmet. La bonne humeur c’est pareil ! C’est même plus efficace et plus impactant qu’un petit sourire ! Imaginez-vous, heureux et souriant au travail, cela aura un impact direct auprès de vos collaborateurs/rices mais aussi sur vos clients ! Et oui, la bonne humeur se ressent et est communicative sur votre équipe ou votre entourage. Elle améliore la performance et la productivité de votre personnel et rassure vos clients sur votre organisation.

Je n’ai pas d’application à vous proposer, juste un conseil : il faut que cette bonne humeur soit sincère sinon ça ne fonctionne pas ! Pour ma part, je lis une phrase tous les matins dans un livre consacré exclusivement au bonheur ou joie de vivre, et ça me donne un sourire digne d’une pub de dentifrice !

REFERENCE du livre : Titre « Que du Bonheur ! citations pour voir la vie en rose », on le trouve chez Nature et découvertes c’est ICI.

Planifier les tâches en fonction de vos besoins :

Dans votre organisation, vous allez avoir des tâches à programmer quotidiennement, d’autre seront hebdomadaires, mensuelles ou encore annuelles.

Pour celles qui sont le plus courantes, vous devez les organiser le matin pour vous assurer qu’elles seront réalisées en priorité. Pour les tâches à organiser dans la semaine, il est préférable de les planifier le vendredi soir avant de partir en week-end ou le lundi matin première heure. Éviter toute procrastination : ça ne mène nulle part, et surtout ça ne fait que vous desservir et vous retarder !

On peut utiliser ici Wunderlist, Google Task, ou encore Trello et Wrike

Pour les tâches moins courantes comme la compta ou la gestion des stocks, vous pouvez utiliser les logiciels Henrri (pour la compta) ou encore OpenConcerto  et Exact (pour les stocks).

Ranger votre bureau pour qu’il soit fonctionnel et opérationnel :

Ayant l’habitude de travailler en télétravail, je peux vous assurer que le moindre désordre peut affecter votre concentration. C’est pourquoi votre espace de travail et notamment votre bureau doit être optimisé et bien rangé. Ordonner son poste c’est être plus productif !

Petites astuces simples : toutes le choses que vous utilisez quotidiennement doivent être rangé au même endroit pour ne pas perdre de temps à les chercher. Ne repoussez pas le classement /archivage de vos dossiers ou fichiers que ce soit en version numérique via une GED(Gestion Électronique de Documents) par exemple,  ou papier pour les plus traditionnels, vous gagnerez du temps à les retrouver plus facilement. C’est une tâche à planifier dans votre quotidien pour ne pas se laisser submerger de dossier dans votre arborescence informatique ou de piles de dossiers qui perturbera votre concentration sur votre bureau.

Pour ceux qui sont accro à l’informatique, je vous conseille de mettre en place une GED ou simplement une arborescence bien précise de votre espace de stockage Google Drive, Cloud…..

Pour les plus traditionnel qui aime le papier, vous pouvez faire appel à une assistante indépendante (ne cherchez pas, je suis là) pour votre classement si vous êtes allergique à l’archivage !

On en arrive alors à mon dernier point important, voir ultra important, car sans lui votre entreprise n’existe pas !

Vos clients / Vos engagements :

Votre image est très importante, c’est pourquoi il est primordial de garder contacte avec vos clients et fournisseurs. Pour cela vous devez tenir vos engagements vis-à-vis de vos clients, ou du moins si vous rencontrez un contre-temps les informer rapidement et les rassurer ; ainsi vous conservez leur confiance et leur montrez un réel intérêt. De même pour vos fournisseurs, payer ses factures dans les délais est preuve d’une bonne organisation.

Une attitude exemplaire c’est vous assurer un bouche-à-oreille de qualité. Il n’y a pas mieux comme publicité gratuite !

Comment garder le contacte ? c’est simple, par téléphone, par mail, en visio…. Tous les moyens sont bons et les outils d’aujourd’hui vous facilite la tâche. Vous pouvez utiliser WhatsApp, Messenger, Skype, Zoom, Slake…..

Vous l’avez compris il existe de nombreuses applications pour la plupart intuitives à utiliser sur votre ordinateur ou smartphone pour organiser votre bureau / espace de travail. Il existe aussi de nombreuses alternatives et options avec d’autres fonctionnalités (c’est le monde merveilleux des applis !), mais je pense que celles-ci sont les plus flexibles aux différentes structures type TPE ou PME.

Plus vous serez organisé, plus votre travail sera confortable et vous serrez facilement opérationnel pour rebondir sur de nouveaux projets / objectifs, pour faire face à la concurrence, ou simplement pour vous laisser du temps à votre cœur de métier et la réflexion de nouveaux horizons pour votre entreprise.

Et si nous discutions ensemble pour trouver la meilleure organisation pour votre entreprise ?!