Cherche de l’aide: une secrétaire pour quelques heures !
Nous attaquons la phase de déconfinement avec toutes le contraintes et mesures demandées par le gouvernement pour éviter tout retour au confinement total.
Vous êtes nombreux à devoir réorganiser votre structure pour différentes raisons : que ce soit parce que votre personnel n’est pas en mesure de revenir travailler pour des raisons de santé, ou pour la garde des enfants, ou simplement parce que votre structure ne peut-être en mesure d’accueillir l’ensemble de votre équipe car les murs ne sont pas extensibles pour gagner de l’espace….
Bref, vous êtes content de pouvoir reprendre mais les conditions sont extrêmement compliquées !
Vous recherchez de l’aide, mais seulement pour quelques heures ?
Vous vous posez cette question et/ou vous vous êtes retrouvés dans cette situation ?
N’attendez plus, j’ai peut-être la solution… je vous conseille de lire ce qui suit.
Faisons un bref tour d’horizon de la situation actuelle : le coronavirus sur notre économie a eu un effet catastrophique et nous pouvons constater les freins multiples engendrés par celui-ci.
Notre économie est paralysée dans de nombreux domaines et cela à des conséquences jusqu’à la petite TPE / PME. Vos clients ne comprennent pas toujours les retards ou les arrêts sur vos propres livraisons. Votre équipe est majoritairement bloquée à son domicile, et là c’est la chute de votre activité !
Qui dit manque de personnel dit des mails non traités qui s’accumulent, des devis encore à l’état de brouillon, des post-it en quantité sur votre bureau, factures impayées qui s’entassent ,des clients à rappeler… et rien n’est fait.
Vous êtes seul, et à vouloir tout mener de front, on finit par n’avancer sur rien.
Un conseil, n’attendez pas d’être au pied du mur pour vous poser les bonnes questions et envisager les meilleures solutions pour votre entreprise.
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Chercher de l’aide :
On ne veut pas s’épuiser et si on veut enfin accomplir les tâches prévues en temps et en heure, il va falloir penser à recruter ou réorganiser l’entreprise
Il faut donc définir le volume de travail que cela représente pour le confier à une secrétaire ou simplement pour soutenir votre propre secrétaire.
Ainsi, même si la somme de temps passé à réaliser toutes ces petites choses ne représente pas un volume horaire conséquent, il l’est suffisamment pour vous empêcher d’avancer.
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Recruter un temps partiel ?
Alors, on se dit, recrutons une secrétaire à temps partiel.
Seulement voilà, une secrétaire embauchée à temps partiel c’est 24 heures minimum par semaine.
Rappel de la loi :
« Le salarié à temps partiel doit respecter une durée minimale de travail. Cette durée est fixée par convention ou accord de branche étendu. À défaut de convention ou d’accord, la durée minimale de travail est fixée à :
- 24 heures par semaine (ou la durée mensuelle équivalente, soit 104 heures),
- ou la durée équivalente en cas de répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année.
Si la convention ou l’accord fixe une durée minimale inférieure à 24 heures par semaine, ce texte doit alors déterminer :
- les garanties prévoyant la mise en œuvre d’horaires réguliers,
- les garanties permettant au salarié de cumuler plusieurs activités, afin d’atteindre une durée globale d’activité correspondant à un temps plein ou au moins égale à 24 heures par semaine,
- les conditions selon lesquelles les horaires de travail des salariés sont regroupés sur des journées ou des demi-journées régulières ou complètes. »
24 heures par semaine, c’est trop pour votre activité ? ne baissez pas les bras, la solution est un peu plus bas !
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faire appel a une assistante / secrétaire indépendante ?
La solution était évidente dès le début, mais je devais vous emmener à cette certitude !
En effet, si vous vouliez de l’aide simplement quelques heures par semaine, il semblait difficile de recruter un(e) salarié(e) pour ça.
La secrétaire indépendante est la seule solution viable pour vous !
Tout d’abord, elle acceptera volontiers de travailler seulement quelques heures par semaine ou par mois, car elle a plusieurs clients et n’a pas vocation à travailler plus de 10 heures par semaine pour un seul et même client. (en télétravail), c’est différent quand elle a des missions de plusieurs mois au sein d’une entreprise, mais elle sait s’organiser en conséquence.
Ensuite, répartir le travail se fera de manière plus agréable qu’avec un(e) salarié(e) car le travail sera effectué au moment où vous en avez besoin, et pas nécessairement dans un créneau convenu par avance, comme dans un contrat de travail.
Je m’explique en prenant un cas :
La secrétaire indépendante n’est pas une concurrente à votre secrétaire, elle peut être une alliée. Soutenir et aider votre secrétaire dans une période où la charge de travail est plus importante.
Autre situation : votre secrétaire n’a pu revenir travailler après le déconfinement pour des motifs évoqués précédemment (santé, garde enfant, droit de retrait, …), son travail s’accumule et en étant en sous-effectif pendant la reprise d’activité, il faut pallier mais seulement pour le stricte nécessaire. La secrétaire indépendante sera en mesure de vous aider quelques heures.
N’oubliez pas une chose, l’assistante indépendante gère elle-même sa propre entreprise. Elle n’éprouvera aucune difficulté à se mettre à votre place et comprendre ce que vous ressentez. Vous êtes tous les deux chefs d’entreprise !
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je n’ai plus besoin d’aide !
Pas de panique, et surtout pas besoin de se prendre la tête. La secrétaire indépendante ne vous fera pas un procès car vous avez cessé de travailler avec elle durant un mois ou pour une durée indéterminée
Il n’y a pas de contrat de travail avec un cadre défini, c’est l’avantage d’avoir une souplesse sur mesure.
Il y a juste un rapport très simple « heures effectuées, heures facturées ».
Donc, si vous avez des moments creux dans l’année du fait de votre activité par exemple, si votre agenda est vide, la facturation de la secrétaire indépendante sera toujours proportionnelle à la somme de travail que vous lui confierez.
A l’inverse, il n’y aura pas de surfacturation surprise lors de pics d’activité, car elle se doit de vous prévenir à l’avance si le devis initial venait à augmenter, ou éventuellement vous proposer un forfait dégressif selon le volume demandé.
Alors convaincu ?
En déléguant vos tâches à une secrétaire indépendante, vous serez plus serein dans le management de votre structure.
- Vos factures impayées seront relancées en temps et en heure. De fait, la plupart des règlements arriveront là où vous auriez pu attendre encore des semaines, voire plus, si vous n’aviez rien fait.
- Les mails seront traités en fonction de vos consignes sans attendre.
- Les devis qui étaient encore à l’état de brouillon seront tapés à partir de vos notes manuscrites et expédiés à leur destinataire le jour même.
Bien sûr, les tâches énumérées ci-dessus ne représentent pas l’intégralité des compétences d’une secrétaire indépendante. Elle pourra vous aider autant sur votre administratif, que sur votre communication, en passant par votre gestion commerciale…
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C’est bien joli, mais ça coûte combien ?
Moins cher que si vous aviez recruté une secrétaire à temps partiel à laquelle vous auriez dû payer:
- son salaire même quand il n’y a pas de travail
- des heures supplémentaires lors de pics d’activité
- des congés payés
- pour une complémentaire santé
- etc…
Si vous avez, malgré tout, des réticences ou simplement des questions concernant les modalités de collaboration avec une secrétaire indépendante, je vous invite à me contacter pour en savoir plus.