ASTUCES: les 10 commandements contre le débordement

Tu agiras selon les 10 commandements suivants pour ne plus être débordé !

• Tu feras des listes

Lorsqu’on est débordé, on prend l’option liste pour ne rien oublier, mais beaucoup d’entre vous perdent facilement le sens des priorités et paniquent parce que tout parait urgent.

Rassurez-vous, bon nombre de tâches peuvent attendre ou nécessitent que très peu d’attention ou encore peuvent être déléguées.

Je vous donne la clé pour réussir vos listes : avoir la visibilité sur ce que vous traitez Vous pouvez alors enterrer certaines choses, et traiter le reste dans l’ordre d’importance.

La liste en 10 minutes :

Chaque matin, divisez vos tâches en petits travaux et notez-les. Au lieu de n’avoir qu’une énorme chose sur votre to-do liste, vous aurez plusieurs petites tâches à gérer, qui devraient vous demander dix minutes chacune.

La liste je ne ferais pas:

Rédiger une liste de choses que vous ne ferez pas à côté de votre to-do liste N’oubliez pas de noter toutes les choses qui vous distraient et vous volent du temps précieux, que vous pourriez mettre à profit pour accomplir des tâches importantes. Une bonne partie de cette liste pourra être déléguée à une tierce personne (comme une assistante externalisée). Même si ce n’est pas vous qui faites les tâches vous aurez le sentiment d’avoir accompli toutes vos tâches ! (Un petit coup de main ça vous dit ?)

• Tu seras réaliste

Attention tout de même à rester réaliste sur ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire. Les journées ne font que 24h et vous devez choisir ce que vous pouvez faire. Vous ne pouvez pas abattre 12 heures de travail dans une journée de 8 heures. Si vous êtes trop optimiste, l’échec d’une liste non accomplie aura un impact négatif sur votre mental. Soyez juste et conscient quand vous fixez des deadlines.

Une fois les listes définies, concentrez-vous sur les trois tâches les plus importantes.  L’idée est d’être productif : alors on se focalise sur l’objectif et on oublie tout le reste. Croyez-moi vous serez efficace et vous allez vous épater !(un epetite frappe amicale dans le dos pour vous féciliter).

• Tu hiérarchiseras tes priorités

Savez-vous que L’essentiel prend 20% du temps, l’accessoire 80% ?. Encore une autre loi célèbre à appliquer au travail. Celle-ci on la doit à Pareto, un économiste et sociologue italien. Lorsque vous déléguez, il faut aussi se poser la question : quels sont les 20% importants à réaliser par une tierce personne pour faire avancer la société ?

• Apprendre à dissocier l’urgent de l’important
• Apprendre à dire non et savoir déléguer

• Tu apprendras à dire non

Alors là, je vous vois venir, trop facile ! Et bien non, ce n’est pas toujours si simple. La peur de déléguer, la peur de vexer, et j’en passe…. Ne vous surchargez pas vous-même en vous engageant dans trop de projets ou vous allez être près de l’échec Pensez à ce à quoi vous devrez renoncer sur votre planning pour prendre du temps pour des demandes extérieures et pesez le pour et le contre. Si vous n’avez pas d’autre choix qu’accepter une tâche supplémentaire, apprenez à déléguer tout ce qui vous distraira de votre tâche principale.

• Tu ne te laisseras pas interrompre

On est souvent distraite par des coups de téléphone, des collègues, des mails ou par les réseaux sociaux. Mais, si vous autorisez ces interruptions, c’est parce que vous ne vous installez pas dans une bulle de travail protectrice. Pour être efficace, éteignez votre téléphone et coupez vos mails pendant trente minutes. Installez un minuteur pour travailler contre la montre et vous donner une deadline pour finir une tâche importante. Pour empêcher vos collègues de vous interrompre, mettez des écouteurs ou fermez votre porte de bureau. Une fois votre travail terminé, vous pourrez vous rendre disponible à nouveau – cela « apprendra » à ceux qui vous entourent à reconnaître les moments où il ne faut pas déranger.

Le téléphone est votre pire ennemi lorsque vous vous concentrez sur votre to-do-liste. Si vous êtes sans cesse les yeux rivés sur votre smartphone la distraction devient constante. Plus le téléphone est loin de vous plus vos performances s’améliorent.

• L’absence de téléphone ne fait pas augmenter votre stress, il favorise votre concentration (et oui, il vous motive aussi à bien faire rapidement. Une fois votre devoir accompli, vous serez content de retrouver votre ami le téléphone)
• Si vous managez des accrocs au téléphone, pourquoi ne pas réfléchir à des moments « off ».

•  Tu éviteras la « Tempsdinite »

« Je suis dé-bor-dé ! « , « Je n’ai pas le temps… » Ces phrases vous les avez déjà prononcé et encore plus certainement entend. On l’appelle aussi la Tempsdinite. Ceux qui en souffrent peinent à prévoir une durée réaliste pour mener à bien leur tâche. En complément des astuces ci-dessus, voici la prescription médicale recommandé, ou le remède de « mémé » pour ceux qui préfèrent :

• Alterner tout au long de la journée, tâches courtes et tâches longues (booster votre positivité et votre motivation)
• Avancer sur les dossiers de fond le matin, avant d’ouvrir sa messagerie

• Tu géreras ta boîte mail

Sans transition, on aborde le traitement de votre messagerie. Ah la boite mail, le système qui prend tout votre temps et qui vous obstine à regarder toutes les minutes, sans oublier le stress de ne pas répondre assez rapidement…

Les emails entraînent une « perte de temps, un sentiment d’urgence, une surcharge et une accumulation de l’information ». Pas vraiment surprenant, S’il paraît difficile de couper Internet et sa boîte mail pro, l’Orse rappelle qu’après chaque consultation de ses mails, une personne met 64 secondes pour se reconcentrer…

• Supprimer les alertes de la messagerie
• Se fixer une ou des plages horaires pour lire ses mails
  
  

  tu apprendras à souffler

Et oui messieurs, dames, grande nouvelle, nous ne sommes pas capables de rester concentré des heures durant( un robot aussi a besoin de son temps de charge). Le cerveau humain est ainsi fait qu’il a besoin régulièrement de pauses. Notre capacité de concentration maximale serait même réduite à 45 minutes consécutives…

• S’obliger à travailler sur des plages horaires courtes
• Tout couper pendant ses plages horaires pour être efficaces

• Tu penseras au jour unique pour agir

Rappelez-vous à quel point vous êtes productif le jour précédant votre départ en vacances. Vous ne disposez que d’un jour pour abattre une montagne de travail et, même si cela semble impossible, vous vous débrouillez. C’est parce que vous devenez impitoyable avec votre to-do liste. Essayez de recréer cette attitude quand vous devez prendre une sérieuse avance dans votre charge de travail. Prétendez que vous n’avez qu’un jour pour tout faire et si une chose ne vaut pas la peine d’être traitée, enterrez-la. Déléguez ce que vous pouvez , votre assistante externalisée est là pour ça (Je suis là pour ça !)

• tu opteras pour le « vendredi organisé »

Passez en revue tous les documents éparpillés sur votre bureau – ajoutez à votre to-do liste toutes les informations importantes et classez le reste pour le week-end. Le vendredi après-midi est aussi idéal pour vérifier son agenda de la semaine suivante. Assurez-vous d’avoir toutes les informations nécessaires pour vos présentations et rendez-vous et s’il vous en manque, envoyez des rappels.

C’est aussi l’occasion de ranger, classer et trier les piles de papiers qui s’entassent sur votre espace de travail. N’essayez pas de tricher en troquant votre bureau pour un plus grand. De toute façon c’est bien connu,  plus vous aurez de place, plus vous vous étalerez. Bon si vraiment vous n’y arrivez pas, vous pouvez toujours invoquer la loi du professeur de management Eric Abrahamson, théoricien de la désorganisation. Et puis, ne dit-on pas qu’un bureau en désordre est signe de créativité ? A vous de juger ce qui vous convient le mieux.

J’espère que ces astuces vous aideront dans votre organisation pour éviter un maximum de débordement. Si malgré tout cela arrive, pensez à me contacter, je sors ma cape et je viendrai avec plaisir à votre secours !